obróć telefon

Wprowadzenie faktur do systemów ERP pochłania sporo czasu, głównie dlatego, że dostawcy przesyłają swoje faktury różnymi kanałami – od tradycyjnych papierowych dokumentów, przez pliki PDF, aż po w pełni zdigitalizowane dane w bazach SQL Server. Automatyzacja tego procesu może znacznie zwiększyć efektywność pracy oraz dokładność wprowadzanych danych.

Jak wiadomo, nieuchronnie zbliża się termin obowiązkowego korzystania z KSeF (Krajowy System e- Faktur). Kiedy w końcu to rozwiązanie stanie się obowiązkowe – czyli najpewniej w 2026 roku, automatyczne wprowadzanie faktur do systemów stanie się faktem. Niemniej nawet po wprowadzeniu obowiązku KSeF pozostanie kwestia faktur zagranicznych i ich automatycznej obróbki.

Dlaczego warto skorzystać z profesjonalnych rozwiązań w tym zakresie tłumaczy Maciej Pasterz, reprezentujący zespół Digital Transformation.

Często faktury dostarczane są w formacie PDF, co wymaga użycia technologii OCR (Optical Character Recognition) do ekstrakcji kluczowych informacji. OCR umożliwia szybkie i dokładne wydobycie danych, takich jak numer faktury, data, kwota, a także szczegółowe informacje dotyczące produktów i usług. Następnie, dane te są poddawane weryfikacji, aby upewnić się, że są kompletne i poprawne.

Po przeprowadzeniu OCR, dane są weryfikowane pod kątem zgodności z wymaganiami klienta. Proces ten obejmuje:

1. Sprawdzenie kompletności danych – upewnienie się, że wszystkie wymagane pola zostały poprawnie wypełnione.
2. Walidacja poprawności – kontrola, czy dane liczbowe (takie jak kwoty) są prawidłowe i zgodne z oczekiwaniami. 
3. Porównanie z danymi w systemie ERP – sprawdzenie, czy pozycje na fakturze są zgodne z danymi przyjętymi w systemie ERP (np. porównując do zamówienia).

Po weryfikacji, faktury są automatycznie wprowadzane do systemu ERP. W trakcie tego procesu, możliwe jest również dołączenie oryginalnego pliku PDF faktury jako załącznika. Nasze roboty Archee są kompatybilne z wieloma popularnymi systemami, takimi jak SAP, PeopleSoft, Oracle czy QAD i inne.

Wszystkie przetworzone faktury są zapisywane w bazie danych, co umożliwia przechowywanie informacji o dokumentach oraz ich statusie i czasie przetworzenia. Roboty dynamicznie raportują do centrum zarządzania i monitorowania robotami – Archee Robotic Management Center (RMC) oraz aktualizują status w bazie danych.

Sporym ułatwieniem związanym z automatyzacją jest możliwość:

1. Wysyłanie powiadomień – np. dodatkowa wiadomość email w przypadku przekroczenia określonej kwoty faktury. 
2. Sprawdzanie zgodności – weryfikacja, czy pozycje na fakturze znajdują się w systemie ERP oraz czy ilości się zgadzają. W przypadku niezgodności (różnic cenowych / ilościowych), wysyłane są maile do dostawcy z podsumowaniem. 

Po zakończeniu przetwarzania, roboty informują odpowiednie osoby o wynikach swojej pracy. Może to odbywać się poprzez:

1. Email/SMS – standardowe powiadomienia email lub SMS. 
2. MS Teams – powiadomienia w komunikatorze. 
3. Update w bazie danych – aktualizacja statusu faktury. 
4. Przesunięcie kroku w workflow – automatyczne przejście do kolejnego etapu procesu. 

Robot uruchamia się cyklicznie i sprawdza, czy pojawiły się nowe faktury w kolejce do przeprocesowania – w tym celu przeszukiwana jest baza danych MS SQL. W określonych procedurach bazy danych SQL Server istnieją dane do przetworzenia. Główne zadanie robota to tworzenie faktur za pomocą interfejsu użytkownika w systemie ERP klienta. Robot odkłada informację zwrotną do SQL Serverbazy po przetworzeniu każdego rekordu. W przypadku napotkania problemów, robot komunikuje się z portalami klienta, przesuwając krok w workflow lub raportując problem.

Na wypadek problemów z systemem ERP, robot wykonuje zrzuty ekranu, które razem z precyzyjnymi logami pozwalają ustalić stan faktyczny dokumentu. Po zakończeniu pracy robot wysyła maila z raportem przeprocesowanych dokumentów.

• Ilość uruchomień miesięcznie: 250
• Skumulowany czas pracy robota: 230 godzin 
• Ilość utworzonych faktur: 3700 

Cały świat biznesu idzie w kierunku automatyzacji faktur, proces ten przyspieszy wraz z wejściem w życie KSeF. Warto korzystać z rozwiązań, które dostosowują się do unikalnych wymagań klientów, zapewniając oszczędność czasu oraz eliminację błędów.

Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jak możemy usprawnić Twoje procesy fakturowania.