W celu dalszego przeglądania strony
Wykorzystujemy pliki cookies do prawidłowego działania strony, zgodnie z informacjami zawartymi w polityce prywatności. Czy zgadzasz się na wykorzystywanie plików cookies?
Dzisiaj o KseF z nieco innej strony. Wiele osób prowadzących małe lub średnie firmy zleca obsługę księgową zewnętrznym biurom i w świetle nowych obowiązków zastanawiają się czy coś się dla nich zmieni po wejściu w życie KSeF
Jak na większość skomplikowanych pytań, jedyna słuszna odpowiedź brzmi „to zależy” - na szczęście zależy od nas i naszego wyboru jaką formę ta współpraca przyjmie, a mamy kilka możliwości.
Nadać, czy nie nadać? Otóż nie musisz nadawać dostępu bezpośrednio do KSeF dla biura rachunkowego. Możesz zdecydować, by współpraca z biurem rachunkowym wyglądała tak jak obecnie. Będzie to oznaczało, że Twoją odpowiedzialnością będzie wystawianie lub wysyłanie faktur sprzedażowych do KSeF oraz pobieranie ich z platformy otrzymanych faktur zakupowych. Możesz w tym celu skorzystać z Aplikacji Podatnika udostępnionej przez Ministerstwo Finansów. Takie podejście chroni Twoją prywatność, dzięki temu nie musisz również zarządzać tokenami czy uprawnieniami, jednak pozostawia więcej pracy po Twojej stronie.
Dokumenty z KSeF można pobrać jako fakturę ustrukturyzowaną w formie pliku XML lub wizualizację w PDF. Przekazując do biura rachunkowego plików PDF (lub ich drukowanie) nie pozwoli na automatyzację pracy księgowości ani jej optymalizację. Rozważ i skonsultuj z biurem możliwość przekazywania plików w formie XML – to standard łatwy do „przeczytania” dla systemów komputerowych – dzięki temu unikamy manualnego wprowadzania danych przez księgowego, a przez to redukujemy możliwość popełnienia błędu praktycznie do zera. Wyzwaniem może się okazać numer KSeF ID, którego nie znajdziemy w pliku XML, a konieczne będzie wprowadzenie go do systemu księgowego w celu prawidłowego raportowania np. plików JPK czy do płatności. Jeśli biuro nie będzie miało dostępu do KSeF, może poprosić Cię o dosyłanie plików UPO, czyli potwierdzeń prawidłowego wysłania faktur do systemu lub innego oświadczenia, że dokument został przekazany do KSeF zgodnie z aktualnymi wymogami prawnymi.
Jeśli zdecydujesz się nadać dostęp do KSeF dla swojego biura rachunkowego będziesz mógł to zrobić na kilka sposobów:
Każdy sposób ma swoje plusy i minusy, więc warto porozmawiać ze swoim biurem rachunkowym, by wypracować najkorzystniejszy sposób współpracy oraz uwzględnić możliwości systemu księgowego wykorzystywanego przez nasze biuro.
Dobrze z wyprzedzeniem pomyśleć o konsekwencjach.
Jeśli nadamy dostęp do faktur i księgowi sami będą pobierać faktury zakupowe z KSeF warto zaprojektować proces akceptowania takich faktur, żeby nie paść ofiarą oszustwa i np. uniknąć zaksięgowania faktury scamowej, w której ktoś próbuje wyłudzić od nas pieniądze lub co gorsza płatności, jeśli biuro rachunkowe również świadczy takie usługi.
Jeśli nadamy dostęp do wystawiania faktur – dobrze zastanowić się nad przekazywaniem faktur do klientów, którzy nie są objęci obowiązkowym KSeF i którym musimy dostarczyć faktury inną uzgodnioną drogą. Czy będzie to również robić biuro rachunkowe, czy może przesyłać wizualizację do nas, a my dalej klientowi?
To tylko przykłady, ale tematów, a raczej dylematów jest więcej, dlatego trzeba poświęcić temu uwagę, by uniknąć błędów i rozczarowań.
Oczywiście każda „mieszanka powyższych” jest możliwa. Nadając dostęp dla biura rachunkowego decydujemy o zakresie w jakim biuro będzie mogło nas reprezentować, w tym:
Możesz wybrać dowolną opcję, uwzględniając swoje wymagania. Np. wysyłać dane do faktur sprzedażowych tak, by biuro rachunkowe je wystawiało w KSeF, ale odbieranie i dostarczanie do biura faktury z KSeF zostawić po swojej stronie, tak by do biura trafiły tylko faktury zakupowe wcześniej przez nas zaakceptowane.
Masz pytania? Potrzebujesz pomocy w rozważeniu różnych za i przeciw? Skontaktuj się z nami!
