obróć telefon

Cykliczne raportowanie z ERP to zadanie, które pochłania wiele cennego czasu i spędza sen z powiek tym, którzy chcieliby zwiększyć efektywność i pozbyć się tej żmudnej pracy.

Nie zawsze systemy ERP dają możliwość automatycznego raportowania. I tu przychodzi z pomocą automatyzacja, która eliminuje monotonne zadania w tych cyklicznych procesach. Mało? To dorzućmy do tego zwiększenie dokładności przygotowanych w ten sposób raportów i dostarczanie ich na czas. Pomyślcie tylko! Przychodzi audytor, a Wy macie wszystkie raporty już gotowe…

W artykule przedstawię krótko rozwiązania, które pozwalają na pełną automatyzację, uwolnienie od powtarzalnych zadań na rzecz lepszej wydajności. Wątpiących mam nadzieję przekonać, podając kilka przykładów z wdrożeń nad którymi miałem okazję pracować.

Niezależnie od używanego systemu ERP, roboty mogą być skonfigurowane do automatycznego pobierania danych z określonych transakcji. Proces ten jest szybki, dokładny i eliminuje ryzyko błędów związanych z ręcznym pobieraniem danych. W Arc rozwijamy nasze własne narzędzie Archee, które jest kompatybilne z najbardziej popularnymi systemami ERP: SAP, PeopleSoft, QAD i inne.

Częstotliwość raportowania zależy od potrzeb klienta. Tu znaczenie ma możliwość dostosowania się do wymagań.

Najbardziej popularne są:

• Miesięczne raporty – idealne dla standardowych cykli raportowania
• Tygodniowe lub codzienne raporty – dla bardziej dynamicznych środowisk biznesowych
• Raportowanie co określoną ilość godzin – dla jeszcze bardziej szczegółowego monitorowania
• Kwartalne raporty – dla długoterminowych analiz
• Raporty ad-hoc – generowane na żądanie, gdy tylko zajdzie taka potrzeba

Po pobraniu, dane są przetwarzane przy użyciu formuł i tabel przestawnych.

Roboty są w stanie:

• Zestawiać dane z różnych źródeł
• Wzbogacać raporty o stałe dane mapujące, co czyni je bardziej zrozumiałymi dla ostatecznego odbiorcy

• Dysk wspólny – idealne dla zespołów pracujących w jednej lokalizacji
• MS SharePoint / MS Teams – dla łatwego udostępniania w ramach organizacji
• Mail – bezpośrednie wysyłanie raportów do odpowiednich osób
• Dysk lokalny – dla użytkowników preferujących lokalne przechowywanie danych

Kiedy wszystkie poprzednie kroki są już wykonane, a raporty gotowe, można wreszcie przystąpić do najprzyjemniejszej części automatyzacji, czyli powiadamiania osób decyzyjnych o gotowych raportach.

Sposobów jest przynajmniej kilka:

• Mail / SMS – standardowe powiadomienia e-mail czy wiadomość
• MS Teams – informacja na komunikatorze
• Request – automatyczne generowanie żądań w systemach zarządzania
• Update w bazie danych – aktualizacja statusu raportu w bazie danych
• Przesunięcie kroku w workflow – automatyczne przesunięcie do kolejnego kroku w procesie workflow

Nasze rozwiązania wspomagają pracowników na przestrzeni wielu biznesowych sektorów. Finanse i księgowość oraz HR to ze względu na specyfikę procesów główne obszary czerpiące z rozwiązań cyfryzacyjnych i automatyzujących. Ogromny potencjał drzemie jednak również w Logistyce, IT, Sprzedaży i wielu innych sektorach, gdzie wykonując czynności opieramy się na stałych regułach i krokach opisanych w procedurach.

W ostatnich latach przeprowadziliśmy wiele udanych prób automatyzacji raportowania z systemów ERP. Skąd wiemy, że udanych? Mierzenie postępów zrealizowanych zadań to ważna część projektu. 

Oto jeden z przykładów - robot pobiera raporty z SAP dla kilku spółek celem przeprowadzania comiesięcznego audytu. W ramach spółki dochodzi do pobierania nawet ponad 1000 raportów miesięcznie ukazujących operacje na kontach. Każdy raport wzbogacany jest dodatkowymi informacjami pobranymi z innych transakcji takich, jak dane podstawowe o kontrahentach. Z uwagi na wielkość raportów generowane są one przy wykorzystaniu mechanizmu SPOOL SAPa. Raporty zapisywane są w zdefiniowanej strukturze folderów, następnie są kompresowane do pliku zabezpieczonego hasłem i umieszczane na dysku OneDrive. Na koniec tworzony jest raport podsumowujący, który trafia mailem do decydentów.

Średni skumulowany czas pracy generatora: 77h 19min ciągłej pracy robota na miesiąc.

Ilość raportów: ponad 2000 w miesiącu

Dla tego samego klienta wykonaliśmy również zamówienie na raportowanie dla zespołów kadrowych. Narzędzie zostało zaprojektowane tak, aby umożliwić uruchamianie raportów według specyfikacji użytkownika. Użytkownik wybiera kod transakcji SAP (TCODE) dla każdego raportu oraz wprowadza dane do pól widoku filtrowania w SAP i określa wariant. Raporty mogą być następnie automatycznie wysyłane mailowo do wskazanych odbiorców. Użytkownik ma także możliwość wyboru typu i nazwy pliku dla każdego raportu. Dodatkowo, można zdefiniować makro, które przetworzy dany raport zaraz po jego pobraniu z SAP.

Ilość raportów: 140 miesięcznie

Automatyzacja procesów raportowania z ERP to nie tylko oszczędność czasu, ale też gwarancja, że raporty zostaną dostarczone w odpowiednim czasie, bez zbędnych opóźnień. Ponadto manualne raportowanie niesie ze sobą ryzyko ludzkich błędów. Automatyzacja zapewnia, że dane są przetwarzane dokładnie, co znacznie zwiększa wiarygodność raportów.

Wiadomo, że roboty działają szybciej niż ludzie, co pozwala na szybsze generowanie raportów, co wpływa na możliwość podejmowania decyzje na podstawie najświeższych danych.

Nasze narzędzia są elastyczne i mogą być dostosowane do Twoich unikalnych wymagań. Niezależnie od tego, czy potrzebujesz raportów codziennych, tygodniowych, miesięcznych, czy ad-hoc, nasze roboty mogą sprostać indywidualnym potrzebom.  

Automatyzacja cyklicznego raportowania z ERP to krok w stronę większej efektywności i oszczędności czasu. Nasze rozwiązania są elastyczne i dostosowane do różnych potrzeb klientów. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jak możemy usprawnić Twoje procesy raportowania.